Mange av våre lesere kan ikke gjøre opp en slik daglig rutine som vil tillate dem å utføre mange forskjellige oppgaver. Vi ønsker å hjelpe slike mennesker. For å gjøre dette, vil vi gi noen enkle og nyttige tips utarbeidet av folk som kan betraktes som produktivitetsgenier.
Stephen Coveys System
Hvis Du var en vanlig leser Av Time magazine, ville Du kjent Stephen Covey. Denne personen er en ekspert og trener innen ledelse — metodene hans er populære i mange land i verden. Hvis Tiden snakker om forretningslitteratur, nevner de definitivt denne personens bok. Det kalles «Syv ferdigheter av svært effektive mennesker». , den forteller deg hvordan du skal lykkes. Kort sagt, for dette må du ikke være lat og stadig forbedre. Og først og fremst må du gjøre det du trenger å gjøre i utgangspunktet. Slik oppførte David Eisenhower, som var Usas 34. President, seg. Han delte oppgavene i fire grupper:
-
Urgent og viktig-først må du gjøre akkurat slike ting;
-
Ikke-presserende, men viktig-slike saker bør behandles på et tidspunkt der det ikke er presserende oppgaver;
-
Urgent ubetydelig — denne gruppen inkluderer de resterende sakene som må behandles raskt, men samtidig kan de tilordnes noen andre;
-
Ikke-presserende og uviktig-slike saker kan enten slettes fra listen din, eller utførelsen av dem kan delegeres til tredjepart.
Kort sagt, du må holde en liste over oppgaver, sette dem en eller annen prioritet. Dette kan gjøres enten i en papirdagbok eller i en mobilapplikasjon. Vi vil imidlertid snakke om dette nærmere slutten av dette materialet.
Som Covey skriver i sin bok, løser en vellykket person raskt problemer fra første og tredje kategori — de tar ikke mye tid for dette, siden denne prosessen utføres på den mest produktive tiden på dagen – om morgenen. Når det gjelder den fjerde kategorien, er det bedre å ofre innholdet. Vel, 60-80% av innsatsen og tiden blir brukt på saker relatert til den andre kategorien.
Benjamin Franklin-Systemet
Benjamin Franklin, en av grunnleggerne AV USA, brukte også sin egen metode for å organisere dagen. Nå er det hans portrett som flaunts på $100 regningen. Delvis takket være uttrykket «Tid er penger», som har blitt en fangstfrase. Og det var han som sa at det ikke er nødvendig å utsette for i morgen hva som kan gjøres i dag. Kort sagt, du forstår at tiden var veldig viktig For Benjamin Franklin. Han utviklet til og med et spesielt oppgaveutførelsessystem, som han deretter begynte å bruke resten av livet. I fremtiden ble det kalt «Franklin Pyramid». Eller «Produktivitetspyramide».
Denne metoden nevner også alle slags mål. Og jo større dette målet er, jo mer plass tar det på papir. Som et resultat beveger alt seg fra et fundament bestående av livsverdier til en plan for dagen. Her er den komplette listen over mål:
-
Planen for dagen;
-
Kortsiktig plan;
-
Plan for et år eller flere år;
-
En hovedplan for å nå et seriøst mål;
-
Globalt mål;
-
De viktigste livsverdiene.
Selvfølgelig bør du være interessert i bunnen av denne pyramiden. Hva mente Frankin med livets hovedverdier? Han refererte til de 13 dyder som burde være i livet til enhver person. Eller som i det minste er det nødvendig å streve. Dette er stilltiende, avholdenhet, besluttsomhet, sparsommelighet, kjærlighet til orden, flid, rettferdighet, ro, mildhet, kyskhet, oppriktighet, måtehold og renslighet. Og dette betyr ikke at du bare skal skrive ned disse livsprinsippene i en dagbok, hvoretter du ikke en gang skal huske dem! Benjamin Franklin foreslår å fokusere på en bestemt dyd hver dag. Vel, om kvelden må du feire feilene som er gjort på vei til perfeksjon. I fremtiden bør vi prøve å ikke gjenta dem.
På neste trinn i den ovennevnte pyramiden er det et globalt mål. Alt er ganske enkelt her. Hvis du for eksempel studerer for å bli jernbanearbeider, vil et av dine globale mål være å bli en vellykket sjåfør som er klarert av persontog i en betydelig retning. Sørg for å skrive ned ett eller flere av disse målene et sted på første side i dagboken eller i applikasjonen du bruker som tjener til tidsplanlegging. Mindre oppgaver vil avhenge av dette målet, hvis løsning bidrar til oppnåelsen.
Til slutt, i de øvre delene av pyramiden er det planer som tjener enten for å oppnå hovedmålet eller for å løse oppgavene som er satt for de neste årene. Vel, planene for uken og den nåværende dagen fullfører pyramiden.
For å leve i Henhold Til Benjamin Franklin-systemet, må du jobbe hardt. Vi anbefaler at du skriver ned alle oppgavene i en notatbok som alltid vil være i sikte. I tillegg kan du legge til målene dine I Kalenderapplikasjonen. Eller i noen av de som er designet for praktisk tidsplanlegging.
Systemet Av Gleb Av Arkhangelsk
Hvem Er Gleb Arkhangelsky? Dette er grunnleggeren av selskapet med samme navn. Denne personen vet også alt om tidsstyring. Samtidig prøver han å oppgi prinsippene for eksisterende systemer på et enkelt og forståelig språk, og også tilpasse dem til vår virkelighet. Han har skrevet forretningsbøker «Time Drive», «Formula Of Time» og flere andre.
Den mest populære er den første navngitte boken. Det viser hvor viktig planlegging, motivasjon og målsetting er. Og den beskriver også noen gode teknikker for å håndtere utsettelse. La oss se på noen av dem:
-
«Anker» – metoden innebærer bruk av materielle bindinger som vil tilsvare visse emosjonelle tilstander. De er nødvendige for å stille inn på en vellykket løsning på problemet. Ofte bruker folk en slags musikk som bindinger. For eksempel kan du gjøre reparasjoner Under Evanescence. Du må skrive en anstendig mengde tekst? Vi slår på klassisk musikk eller støy fra naturen. Gradvis vil dette i stor grad lette løsningen av enhver oppgave, siden du vil være psykologisk klar for det.
-
«Frosk» – metoden brukes til kjedelige klasser som stadig blir utsatt til neste dag. Hvis du allerede har samlet mange slike oppgaver, skaper dette unødvendig nervøs spenning. Derfor anbefaler Gleb å starte hver morgen med det kjedeligste og uinteressante tilfellet. Når du takler det, vil det gå på mer moro, du vil igjen hente den rette psykologiske bølgen.
-
«Elephant steak» – metoden minner oss om at jo større og vanskeligere oppgaven er, desto mindre vil du begynne å gjøre det. Du kan være redd for omfanget. Noen ganger forstår du ikke hvor du skal begynne. Men faktisk er alt enkelt. Del opp oppgaven i deloppgaver. De vil være mye mindre og mer flyktige. Den kommende saken vil umiddelbart slutte å skremme.
Gleb Arkhangelsky skriver regelmessig om hvile. Han minner om at ingen kan tilbringe hele dagen i dette eller det arbeidet hele dagen. Du må hvile fra tid til annen. Og du må kunne hvile — denne prosessen kan også være produktiv. Dette er imidlertid en helt annen historie.
Tim Ferris System
Hvis vi fortsetter å snakke om produktivitetsguruen, er Det umulig å ikke huske Tim Ferris. Bøkene hans blir lest av millioner av mennesker, det samme antallet mennesker har deltatt på offentlige forestillinger. Ferris mest populære bok er «Jobbe 4 timer i uken uten å sitte fast på kontoret». , Forteller den om en metode for å løse problemer basert på bare to hvaler:
-
Vi må legge Paretos lov til grunn. Det innebærer at 20% av innsatsen gir nesten 80% av resultatet. Resten av innsatsen er rettet mot å oppnå bare 20% av resultatet. Derfor må du fokusere på aktiviteten som er den viktigste.
-
Det er også nødvendig å fokusere På Parkinsons lov. Han sier at arbeidet skal fylle hele tiden tildelt for det. Dette betyr at du må bruke nøyaktig så mye tid på det som det tar å fullføre det.
-
I alle fall må du ikke øke lengden på arbeidsdagen! Ikke vær redd for at du ikke vil fullføre noen oppgave! Produktivitetsguruen anbefaler til og med å redusere tiden for arbeidet ditt, for ikke å skjule det i flere titalls minutter. Det er generelt bedre å glemme sekundære oppgaver med denne metoden: de bør delegeres til andre mennesker.
-
Oftest fungerer fans Av Ferriss-tilnærmingen på» 1-3-5 » – systemet. Dette betyr at en viktig sak, tre mindre presserende og fem veldig små blir lagt inn på oppgavelisten for dagen. Denne metoden lar deg unngå en nødsituasjon — dette er dens viktigste fordel.
Ferriss, som mange andre produktivitetsgenier, godtar ikke samtidig utførelse av flere oppgaver. Han minner om at i dette tilfellet vil det være en defokusering av oppmerksomhet, noe som vil øke tiden som trengs for å gjøre arbeidet. Derfor anbefaler han å bryte ned oppgaver i henhold til deres haster. På ettermiddagen må du gjøre små ting, i dette tilfellet vil du definitivt takle. Det anbefales også å ikke kaste bort tid på å lese e-post, budbringere og sosiale nettverk — vanligvis bringer dette deg ikke nærmere målet, noe som skaper en falsk følelse av sysselsetting.
Denne metoden innebærer ikke bruk av noe program med en liste over oppgaver. Menneskene som følger ham legger planer tidlig på morgenen, og foretrekker å ikke tenke på de neste dagene. Deres verste fiende er latskap. I de første dagene må du bokstavelig talt tvinge deg til å lage en slik plan. Til å begynne med vil ikke hjelpen fra en annen person som vil overvåke utførelsen av alle oppgaver av deg skade.
Francesco Cirillo-Systemet
Det Var Francesco Cirillo som utviklet Pomodoro time management-metoden. Hjalp ham i dette tilfellet … Kjøkken Timer!
Som ung mann Var Francesco stadig sen, og kunne heller ikke konsentrere seg om studiene. Han ble stadig distrahert av noe. Men en dag skjønte han at en enkel kjøkkentimer kunne hjelpe ham. Kroppen ble laget i form av en tomat, og derfor fikk metoden navnet sitt. Essensen er enkel. Du må bruke 25 minutter på å fullføre en oppgave. Dette etterfølges av 5 minutters hvile. Så går du tilbake til virksomheten din i de samme 25 minuttene. Og dette bør fortsette til du fullfører alle oppgavene som er satt for den nåværende dagen.
Slike 30-minutters segmenter kalles «tomater». Gradvis vil du begynne å konkurrere med deg selv når det gjelder antall, mestret på en dag. Som et resultat vil produktiviteten din øke merkbart. Bare ikke kast bort tiden tildelt av timeren på å komme opp med en oppgave! Det er bedre å lage en oppgaveliste på forhånd. Dette kan gjøres om morgenen eller før du legger deg. Spesielle applikasjoner vil hjelpe deg med dette, som vil bli beskrevet nedenfor.
Du kan ta opp 25-minutters og 5-minutters segmenter ved hjelp av det vanlige Timerprogrammet som er tilgjengelig på hvilken som helst smarttelefon. Vi anbefaler imidlertid å installere et eget program, noe som vil øke hastigheten på prosessen betydelig. I mange slike programmer utføres dessuten automatisk telling av fullførte «tomater» !
Det finnes flere applikasjoner av denne typen På Windows. Vi anbefaler deg å vurdere alternativene for å installere TeamViz, Holde Fokus Og Tomighty.
iPhone og iPad-eiere bør være oppmerksom på Flat Tomat og Tadam. Det finnes også separate versjoner av disse programmene For Mac OS X.
Vel, Clockwork Tomato og andre applikasjoner av denne typen er utviklet for smarttelefoner og nettbrett basert På Android.
Og du kan også finne på En
Bruke en app eller en daglig planlegger
Hvis du liker metoden oppfunnet Av Den 34. Presidenten I Usa, anbefaler vi at Du installerer eisenhower-eller Myeffectivity-applikasjonen. Den første er beregnet på iOS-enheter, mens den andre kan brukes av eiere av smarttelefoner som kjører Android. Vi anbefaler deg å bruke 40% av tiden til viktige presserende saker, og de resterende 60% – viktige, men ikke presserende.
Gleb Arkhangelsky, nevnt av oss, anbefaler å bruke tjenester med en liste over oppgaver. Tidligere ville vi ha anbefalt Evernote, men nå vil dette programmet være for dyrt, spesielt hvis du vil installere det for flere oppgaver samtidig. Det er bedre å bruke Begrepet Til dette formålet. Denne tjenesten vil også kreve monetære investeringer, men bare etter en tid-når antall oppgaver overstiger et visst merke. Kanskje dette er det mest funksjonelle programmet av denne typen, som også finnes på flere plattformer. Men det har en alvorlig ulempe, som er det engelskspråklige grensesnittet.
Hvis du ikke trenger en overflod av alle slags funksjoner, vil vi anbefale et par mobilapplikasjoner. Den første Er Todoist. Her er en liste over oppgaver som kan tildeles en bestemt prioritet. Oppgaven kan settes for en bestemt dag, eller den vil vises på en bestemt tidsplan — for eksempel en gang hver tredje uke. Det er også detaljerte rapporter som viser hvilken type saker du har gjort oftest.
Den andre appen vi anbefaler Er Jiffy. Det tjener ikke til planlegging, men for å regnskapsføre tiden brukt på å utføre forskjellige oppgaver. Så snart du kommer til noen virksomheter, legg den til i listen og klikk på» Start » – knappen. Når du er ferdig, må du trykke På»Stopp». I fremtiden kan du se en rapport som forteller deg om tiden du brukte på en dag, en uke, en måned og til og med et år. Et slikt program er igjen nyttig for selvkontroll: hvis du allerede har startet timeren, er det lite sannsynlig at du blir avbrutt uten grunn. For øvrig har applikasjonen synkronisering med skylagring. Derfor, når du kjøper en ny smarttelefon, vil du definitivt ikke miste all statistikken din.
Og du kan også bruke en daglig planlegger. Og hvorfor ikke? knapp, det er praktisk å lage en oppgaveliste i den, du trenger bare en kulepenn. Men hvis jobben din innebærer å reise rundt i byen, er dette absolutt ikke det beste alternativet.
Konklusjon
Hvis du bruker vårt råd, blir du merkbart mer produktiv. Dette betyr at du vil gjøre flere ting per dag enn vanlig. Det er ingen tvil om at dine kjære vil være mest fornøyd med dette. Men materialet vi har skrevet vil være helt ubrukelig hvis du er lat.
Hvordan kan jeg organisere dagen min i henhold til metodene til de mest produktive menneskene? Er det spesifikke strategier eller rutiner som de følger for å oppnå maksimal produktivitet?